Excel Muhasebe Programı

Excel çok fonksiyonlu ve her derde deva bir uygulama. Microsoft tarafından geliştirilen bu uygulama ile tablolar üzerinden yapamayacağınız hemen hemen hiçbir şey yok. Excel aynı zamanda size farklı Excel dosyaları ve tabloları arasında ilişkiler kurma, veri almayı gibi birçok yetenek kazandırmakta.

Excel kullanarak muhasebe takip edilebilinir mi?

Excel uygulamasını Ece Ajandası ya da kara kaplı defterin dijital halı olarak nitelesek yanılmış olmayız. Nasıl bir ajanda üzerinde istediğimiz yere isteğimiz şeyi yazıp, onu istediğimiz yerde toplayıp, hiçbir sınırlama olmadan görme şansımız varsa Excel de benzer şekilde istediğinizi yapabilirsiniz.

Peki, bu kadar yetenekli ise neden muhasebe işlemlerinde Excel’i kullanmayalım?

Öncelikle esneklik her zaman iyi olmayabilir. Özellikle belli disiplin ya da kuralların olduğu alanlarda istediğiniz yere istediğinizi yazma güzel bir seçenek olarak karşımıza çıkmayabilir. Muhasebe gibi kontrolü verinin girildiği, her bir rakamın değerli olduğu, belli şartlar sağlandığında verinin belli alanlara işlenebildiği bir disiplinde excelin sağladığı esneklik size sorunlar açabilir. Örnek verecek olursak, sizin bir gelir gider tablonuz olsun. Tarih, açıklama, gelir, gider alanları olsun. Yanı 4 şutun üzerinde veri giriyorsunuz. Müşterinizden para aldınız ve bunu gelir sütununa yazmalısınız. Ancak anlık bir dikkatiniz dağıldı ve gelir şutunu yerine hemen yanındaki gider sütununa geçtiniz ve tutarı oraya kaydettiniz. Yâda tabloda birçok veri var ve siz bir değer girerken bir önceki satırdaki şutuna girip orda eski yazdığınız tutarı yanlışlıkla değiştirdiniz. Fark etmeden Excel dosyanı kaydedip çıktınız. Artık bir yerlerde bir yanlış olup olmadığını bulabilmek için epeyce uğraşmanız gerekecektir.

Peki, ERP yâda muhasebe programlarında bu işler genelde nasıl olur? Yeni kayıtlarda sizi programlar genelde yönlendirir. Yanı üstteki örnekte olduğu gibi müşteri tipine bakarak gelir mi gider mi olacağına göre ilgili alanları sizin için ayarlar. Kaydederken uyarı sitemi ile size son bir hatırlatmada bulunur. Muhasebe programlarında veriyi değiştirmek ve silmek Excel kadar kolay değildir. Silmeden yâda değiştirmeden önce sizden ön onay alır. İşlemi bitirirken tekrar size yaptığınız işlemi hatırlatır. Ayrıca çoğu programda log dosyaları vardır. Yanı sizin yaptığınız tüm değiştirme ve silme işlemleri arka planda tutulur. Geriye dönük kim hangi işlemi yapmış görme şansınız olur.

Excel dosyaları genelde yüklü olduğu bilgisayarda çalışır. Şifre yoksa tıklandığında hemen açılır ve siz tüm veriye hemen ulaşırsınız. Programlarda ise size kullanıcı adı ve şifre sorar. Bilemezseniz programı açamazsınız. Ayrıca programlar kopyalama işlemlerine karşı kendilerini korurlar. Yanı program yalnızca kurulu olduğu bilgisayarda çalışır. Farklı bir bilgisayara programın tüm dosyalarını kopyalasanız bile çalışmaz. Web tabanlı programlarda yine benzer güvenlik tedbirleri alınmaktadır. Dezantaj gibi görünen kullanıcı sayısı kadar kişinin programa erişebilmesi veri güvenliği söz konusu olduğunda hayat kurtarır. Excel dosyasını 100 bilgisayara kopyalasak 100 kişi o bilgiler aynı anda girip görebilir, değiştirebilir. Ancak programlarda kullanıcı sayısı olduğundan lokal yâda web tabanlı programlara ancak belli sayıda kişi, sizin ya da yazılım firmasının onayı ile girebilir.

Excel dosyalarında erişim şu şekildedir. Şifresiz ise herkes dosyaya ve içindeki tüm tablo ve sheetlere ulaşabilir. Şifreli ise şifreyi bilen yine tüm dosyaya ve içindeki veriye ulaşabilir. Salt okunur yaptığınızda veriyi görebilir ama değiştirme yapamaz. Ayrıca sizin ilk etapta gizlediğiniz tüm formüller ve alanlar istenildiği zaman görünür hale getirilebilinir. Programlarda ise yetkilendirmeler daha detaylıdır. Programa girerken yazılan kullanıcı adı ve şifre ile yetkilendirme başlar. Örneğin programda müşteri listesi, kasa, stok, fatura gibi modüller var. Yanı işlevi görmek için Excel de tablolarınız olsun. Excel dosyanızı açan birisi tüm bu tablolara girebilir, işlem yapabilir. Ama programlarda siz örneğin kasa modülüne giremesin diyebilirsiniz. Yâda kasa modülüne girsin, yeni kayıt yapsın ama sonra artık o kayıtı değiştiremezsin, silemesin diye yetkilendirme yapabilirsiniz.

Excel dosyasını paylaşmak işinizi kolaylaştıracak mı ?

Excel temel olarak tek bir bilgisayarda kişisel olarak kullanım için tasarlandığından Excel dosyalarını çoklu kullanıcı ile kullanamazsınız. Örneğin ağ sistemi kurdunuz. Bir bilgisayarda Excel dosyasının olduğu klasöre paylaşım verdiniz. Siz Excel dosyasını açtınız ve veri girmeye başladınız. Arkadaşınız aynı dosyayı ağdan açtığında onda dosya salt okunur olarak açılır. Yanı işlem yapamaz. Sizin yaptığınız işlemi anlık göremez. Ancak siz kaydet yapıp, arkadaşınız dosyayı kapatıp tekrar acarsa sizin yaptığını eski bilgileri görür. Dolayısıyla aynı anda Excel tablosuna veri giremezsiniz.

Excel sürümlerinde paylaşım özelliği eklendi. Muhasebe işlemlerinde satır sırasının yanı kayıt sırasının bile önemli olduğunu biliyoruz. Ortak kullanma imkânı sağlandığı ortamlarda bile ilk kim nereye ne yazarsa mantığı ile hareket ettiğinde ve siz kaydet işlemi yapmadan diğerlerinin yaptıklarını göremediğinizden büyük bir kargaşa ve belirsizliğe sizin sürükleyecektir. Aslında Excel paylaşım ile getirdiği imkân kontrolsüz veri girme olarak tanımlasak yanlış yapmış olmayız.

Siz çok iyi bir Excel kullanıcısı olabilirsiniz ve kendinize göre bir Excel dosyası oluşturabilirsiniz. Hatta Excel muhasebe programı yazmış olabilirsiniz. Bu sizin bildiğiniz, sizin tasarladığınız, içeriğine yalnızca sizin vakıf olduğunuz bir “program” olacaktır. Başta bahsettiğimiz gibi Excel size çok fazla olanak, imkân ve esneklik sağlamakta. Sizde bunu kullanarak belki büyük bir fabrikanın tüm işlerini yürütüyor olabilirsiniz. Patron için raporlarıca Excel ile çıkartabilirsiniz. Peki, siz yoksanız, ya da bunu yapan eleman işten ayrılmış ise. Bu durumda kişiye özel hazırlanmış Excel dosyasını çözmek zor olacaktır. Çünkü muhasebesel işlemler için birçok formül ve makro dediğimiz bağlantılar vs yapılmış olabilir.

Excel Muhasebe Yazılımı Gelişmeye Kapalı Kalır

Bir alanda gelişim kolektif bir çalışmanın, bazen de rekabetin sonunda gelir. ERP, muhasebe yazılımları bir sektör olarak hem mevzuat hem de teknolojik gelişmeleri takip ederek yazılımlarını geliştirmekteler. Ayrıca sektörün kendi doğansında olan rekabet ise sürekli gelişme, güncelleme, yeniliklere acık olmayı beraberinde getirmekte. Bir yazılımın bir-iki kişi tarafından kullanılması ile binlerce firma tarafından kullanılması arasında çok fark vardır. En temel kazanım yazılımların test edilmesi, hata-bug ların giderilmesi, iyileştirilmesi, müşteri dönüşleri ile birlikte geliştirilmesi sağlanmış olur. Farklı sektörlerin kullandığı bir program zamanla birçok esnekliğe sahip olur. Akıl akıldan üstündür derler. Yazılımcıların dışında kullanıcıların programa kattıkları azımsanamayacak kadar değerlidir.

Ecxel ile muhasebe tutmak istediğinizde, Excel muhasebe programı yazdığınızda ise kapalı devre bir alanda, yalnızca kendi bilgi birikiminizle bir şeyler yapmaya çalışacağınızdan yukarıda bahsettiğimiz kazanımlardan mahrum olacaksınız. Şöyle bir örnek verebiliriz. Eskiden nokta vuruşlu yazıcılar ile bilgisayar ortamından fatura yazdırmak için excelde fatura kesme formları yapan çok kişi-firma ile karşılaşırdık. İşlerini de görürdü. Devletin e-fatura zorunluluğu getirmeye başlamasıyla artık bu Excel dosyalarının kullanamaz hale geldiğini gördük. Ancak ERP yazılım firmalarının çoğu kendi yazılımlarına e-fatura gönderme özelliğini hızlıca eklediler. Hatta alım faturalarını, banka ekstrelerini programa işleme gibi birçok özellik eklenmiş oldu. Tabii programların webte kullanılması, e-ticaret siteleri, ödeme sistemleri ile bağlantıları gibi birçok konu ayrıca değerlendirilmesi gereken konular arasında kalmakta.

Excel Veri Güvenli

Burada dikkat edilmesi gereken en önemli konu veri güvenliği. Excel dosyanızı herkes kendine rahatlıkla alabilir. Sizin tüm mahrem bilgilerinizi, ticari sırlarınızı mail, whatsapp, flashdisk ile kendine alabildiği düşündüğünüzde bu riske girmeye değer mi diye düşünmek gerekir. Veri güvenliğinin diğer yönü virüsler, hakleme, dosyaları şifreleyerek para isteme gibi birçok dış saldırılara acık hale geliyorsunuz. Çünkü Microsoft’un ürünü olan Excel gibi dosyalar bu tür saldırıların en temel hedefleri arasında olmakta. Ayrıca bu dosyalar genelde kişisel bilgisayarlarda kullanıldığından ve bu tür saldırıların %90 üzeri Windows işletim sistemi kullanan kişisel bilgisayarlara yapıldığının risk daha da artmakta. ERP yazılımlarında ise bu riskler minimize hale indirgenmiştir.

Yazılım Uzmanlık ve Emek Gerektirir

Son olarak herkes kendi uzman olduğu alanda faaliyet göstermesi, o alanda enerjisini sarf etmesi daha profesyonce bir yaklaşımdır. Tekstilci, makine mühendisi, gıda üreticisi mutlaka kafa yorduğunda, ya da internetten Excel muhasebe programı adı altında bir dosya ile muhasebesini tutmaya başarabilir. Ancak sürekli bu dosyaların güvenliği ile uğraşmak, geliştirmesine kafa yormak bir muhasebecinin yâda işletme sahibinin enerjisini tüketir. ERP, muhasebe programı almayarak ufak bir tasarruf yaptığını düşünen bir işletmenin, şirketin aslında o bedelin daha fazlasını hem iş gücü hem de programın ona sağladığı birçok faydalardan yararlanmayarak ödediğine şahit olmaktayız.

Excel muhasebe programı değildir. Belki bazı işlerini ilk zamanlar yapıyorum, burada şu şu işlerimi çözebiliyorum izlenimi verecektir. Ancak bir süre sonra mutlaka ya hesaplarda, ya raporlarda ya da işlerin büyümesiyle yetersiz kalacaktır. Ecxelden verilerinizi programa aktarmakta sıkıntılı olacağından baştan yazılım ile işe başlanın faydasını göreceğine emin olun.

Muhasebenizi Demsoft Yazılım ürünleri ile tutun

Demsoft Yazılım olarak farklı işleriniz için, basitten profesyonele kadar, birçok sektör için özel geliştirdiğimiz, her bütçe için bir muhasebe programımız mevcut. Bize ulaşın, işletmeniz için size uygun programa beraber karar verelim.